Ochrana osobních údajů

Informace společnosti Milan Plaštiak – SFO HOSTES o zpracování osobních údajů,
vydané dle čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“), určené zákazníkům, obchodním partnerům, jejich zaměstnancům, zaměstnancům obchodních partnerů a dalším osobám, jejichž data zpracovává společnost z důvodů jmenovaných v čl. 6 písm. B-F GDPR.

Pro účely zajištění běžného obchodního styku musíme zpracovávat Vaše osobní údaje. V souladu s GDPR Vám podáváme informaci o zpracování Vašich osobních údajů. Naším cílem je v souladu s ideou GDPR zpracovávat osobní data v minimálním rozsahu tak, aby nebyly ohroženy oprávněné zájmy společnosti Milan Plaštiak – SFO HOSTES jako správce, práva obchodních partnerů, realizace sjednaného díla a práce dozorových orgánů.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů a jaké jsou jeho kontaktní údaje?

Správcem Vašich osobních údajů je Milan Plaštiak – SFO HOSTES se sídlem Na Podlesí 1638, 432 01 Kadaň, tel. 474 332 207, ID datové schránky: mfadtvp, e-mail: hostes@hostes.cz.

Kdo je pověřencem pro ochranu osobních údajů?

Milan Plaštiak – SFO HOSTES není dle GDPR povinen jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů.

Jaké osobní údaje shromažďujeme?

Pro zajištění běžného obchodního styku shromažďujeme následující osobní údaje:

1. jméno, příjmení, adresu elektronické pošty a kontaktní telefon u obchodních partnerů a osob vystupujících za tyto partnery v obchodním styku za účelem komunikace

2. u podnikajících fyzických osob a spotřebitelů kontaktní (fakturační) adresu a ID datové schránky za účelem oficiální komunikace (zasílání faktur, dodatků, předávacích protokolů apod.)

3. u podnikajících fyzických osob a spotřebitelů číslo občanského průkazu nebo číslo pasu a případně ID zápisu v obchodním rejstříku, je-li osoba zapsána, v případech, kdy je třeba jednoznačně identifikovat protistranu ve smluvních vztazích; u smluv uzavřených před 25.5.2018 též jiná data obvykle používaná k identifikaci, tedy zejména datum narození

V zájmu ochrany oprávněných zájmů společnosti, zejména ochrany majetku, ale také v zájmu ochrany majetků a životů ubytovaných osob, evidujeme též:

4. u všech ubytovaných osob a návštěv jméno, příjmení, číslo občanského průkazu nebo číslo pasu a datum počátku a konce ubytování v domovní knize a ubytovací kartě, případně v návštěvní knize za účelem ochrany majetku společnosti i ubytovaných osob a dále za účelem ochrany zdraví a životů ubytovaných osob (např. pro potřeby evakuace).

5. kamerové záznamy ze společných prostor ubytovacích zařízení za účelem ochrany majetku společnosti a majetku i zdraví ubytovaných osob.

6. u podnikajících fyzických osob a spotřebitelů údaje o jejich platební morálce a schopnosti plnit závazky za účelem předcházení finančním a jiným ztrátám, přičemž vyhodnocení těchto dat neprobíhá automatizovaně

7. u ubytovaných osob záznamy o porušení předpisů společnosti (domovní řád, zásady požární ochrany) za účelem zamezení škodám na zdraví, majetku a další trestné činnosti

Abychom vyhověli zákonným povinnostem, shromažďujeme též:

8. IČ, DIČ, EORI a další identifikátory podnikajících fyzických osob nezbytné pro zajištění bezproblémového průběhu obchodního styku a splnění všech zákonných povinností s obchodním stykem souvisejících.

9. U ubytovaných cizinců datum narození, občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu, číslo víza, je-li vyznačeno v cestovním dokladu, místo pobytu, předpokládanou dobu a účel pobytu na území dle § 97 zákona 326/1999 Sb.

10. Žádosti a námitky, jimiž podnikající fyzické osoby, spotřebitelé a ubytované osoby uplatňují svá práva z GDPR spolu s jednoznačnou identifikací žadatele pro potřeby vyhovění žádostem.

Jak používáme vaše data?

Vaše osobní údaje používáme při uzavírání smluv, fakturaci, evidenci objednávek a obchodní komunikaci, a to před uzavřením smlouvy, v průběhu poskytování služeb a po dobu zajišťování poprodejního servisu (případné záruky apod.).

Dále používáme Vaše osobní údaje k ochraně oprávněných zájmů společnosti:

• ochraně zdraví a životů ubytovaných osob jako nástroje k dohledání důkazů o porušování závazků vůči naší společnosti v podobě porušování smluv a předpisů chránících ubytované osoby (domovní řád, zásady požární ochrany)

• ochraně majetku a předcházení škodám, jako nástroje k dohledání důkazů v případě sporů o náhradu způsobené škody,

Komu mohou být Vaše osobní údaje předány?

K vašim osobním údajům mají přístup pověření zaměstnanci společnosti Milan Plaštiak – SFO HOSTES a dále dodavatelé společnosti s přístupem k datům společnosti:

1. Daňový poradce z titulu zákonných povinností společnosti; má přístup výhradně k datům účetní a obchodní povahy, tedy nikoli k osobním údajům dle písmen d, e, f, g, i a j.

2. Externí dodavatel účetních služeb, má přístup výhradně k datům účetní a obchodní povahy, tedy nikoli k osobním údajům dle písmen d, e, f, g, i a j.

3. Správce informační infrastruktury (IT) může mít k Vašim datům přístup v rámci své běžné činnosti, avšak není oprávněn data zpracovávat

4. Dodavatel informačního systému společnosti může mít k Vašim datům přístup v rámci řešení nestandardních situací a je oprávněn data zpracovávat, avšak pouze za účelem řešení potíží při užití software (poskytnutí databáze pro účely obnovy dat a podobně). Informační systém není provázaný s daty dle písmene d a e, které jsou vedeny odděleně a dodavatel k nim nemá přístup.

Jak dlouho uchováváme vaše data?

Údaje evidované ze zákonných důvodů uchováváme po dobu, jakou požadují platné předpisy.

Údaje evidované z ostatních důvodů uchováváme po dobu, pro kterou je určující §101 občanského zákoníku, který stanovuje obecnou promlčecí dobu pro výkon práva (k 25.5.2018 jsou to 3 roky), případně jiné zákonné předpisy uplatnitelné v konkrétních případech.

Výjimkou z předchozího jsou:

• případy, kdy je zahájeno řízení, jehož účastníky jsou společnost a klient.

• Kamerové záznamy dle písmene e, které uchováváme po dobu 36 hodin, nezjistíme-li škody na zdraví a majetku.

• Záznamy dle písmene d uchováváme v domovní knize po dobu použití konkrétní domovní knihy, ne však déle než tři roky od ukončení ubytování. Záznamy v osobních kartách po dobu tři roky od ukončení ubytování.

Údaje o žádostech souvisejících s ochranou osobních údajů dle GDPR (např. uplatnění práva na výmaz) uchováváme po dobu tří let od obdržení žádosti nebo po dobu, jakou požaduje oprávněný.

Jsou Vaše osobní údaje předávány do zahraničí (státy mimo EU a mezinárodní organizace)?

Vaše osobní údaje nejsou předávány do zahraničí.

Jaká jsou Vaše práva a povinnosti?

V souladu se zpracováním osobních údajů společností Milan Plaštiak – SFO HOSTES můžete uplatnit následující práva:

• právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)

• právo na opravu – doplnění (čl. 16 GDPR)

• právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)

• právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR)

• Podle čl. 21 odst. 1 GDPR máte právo z důvodu své konkrétní situace právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, pokud jsou zpracovávány na základě právního titulu oprávněného zájmu nebo plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci včetně profilování.